1.-INTRODUCCIÓN
La ofimática en sus orígenes, surge como la
necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio
de una oficina y con este objetivo aparecieron las primeras máquinas de
escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70
las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a
secretarias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto,
fue transformándose gracias a la entrada de las PC’s en la oficina.
Evolución-histórica
Primera fase (1975 - 1980)
La ofimática de una
empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos,
una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la
formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente
ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
Segunda fase (1980 - 1990)
Irrumpen
los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la
mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el
inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase
únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era
imprescindible, sino costosa.
En los últimos años 80, como consecuencia de la
experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al
cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para PC’s, se
abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como
lógico de forma espectacular.
Tercera fase (a partir de 1990)
La
ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso,
monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de
programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge
experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de
redes locales de PC’s.
El equipo lógico se compone de paquetes
modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten
información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.
Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir
el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de
"Trabajo en Grupo".
Tendencias-tecnológicas-y-de-mercado
A la hora de elegir una determinada suite
se deben estudiar las diferentes aplicaciones componentes según las
características que van a ser tratadas a continuación, pero si tiene un volumen
importante de archivos en un determinado formato, o ha dedicado mucho tiempo
y/o dinero a formar a sus usuarios o a desarrollar macros para un determinado
programa, se puede seleccionar la suite que contenga la mayor proporción
de las aplicaciones que ya se están utilizando.
Las necesidades son las
que tienen una importancia más significativa a la hora de adquirir un producto
ofimático y que se enumeran a continuación:
- Interfaz de usuario
amigable, personalizable y sensible al contexto.
- Necesidad de
formación mínima.
- Compatibilidad con
los productos que ya se poseen.
- Protección de la
inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías
y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
- Interoperabilidad con
otras aplicaciones.
- Facilidad para las
comunicaciones con otros entornos operativos.
- Soporte de distintas
plataformas físicas y sistemas operativos.
Soporte de los
dispositivos requeridos.
QUE ES INFORMÁTICA
El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la
automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan.
El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su
objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización.
- Automatización de
correspondencia.
- Mecanografía.
- Mantenimiento de
ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.)
- Mantenimiento de
datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).
- Presentación de informes
y propuestas.
- Control del flujo de
trabajo dentro de los distintos departamentos.
- Elaboración de
presentaciones.
- Realización de
gráficos y estadísticas sencillas.
- Conceptos y
funcionalidades básicos comunes
.
Ayudas
Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevos
productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen
diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario.
Ayuda de interfaz gráfica
consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas, ventanas emergentes y
cuadros de diálogo.
Ayudas expertas
permiten al
usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través de preguntas
sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada.
Asistente de ideas o
gráfico
el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre la forma
en la cual tratar el documento o realizar una determinada función.
Tutoriales
realizan un
recorrido a través de las principales funcionalidades del producto como se
puede ver en la figura.
- Ayuda sensible al
contexto dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un tipo de
ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar.
Barra de botones
Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma
dependiendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un
"camino rápido" e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que
podría efectuar a través del teclado.
Macrocomandos
Los macrocomandos o "macros" consisten en un conjunto de pulsaciones
de teclas, teclas especiales y comandos previamente grabados que pueden
ejecutarse cada vez que se desee. Se pueden crear macros grabando las
pulsaciones de teclado o utilizando los comandos de macro incluidos en el
producto.
Las "macros" han pasado de ser un fichero donde se almacenaban
pulsaciones de tecla y posteriormente se ejecutaban de forma secuencial, a
convertirse en un pseudolenguaje de programación.
Importación / Exportación
Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos
formatos. El mayor o menor número de formatos que sea capaz de soportar un
producto será una medida directa de su compatibilidad con otras aplicaciones.
Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre
productos semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que es muy
frecuente la necesidad de acceder a información de otro tipo de productos, como
por ejemplo, importar datos de una base de datos a una hoja de cálculo
Visualización
Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de
textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en
distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial
permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.
- Modo WYSIWYG (Lo
que se ve es lo que se obtiene).
Página
completa y doble página en la que se puede visualizar una imagen general de
cómo queda la página pudiendo incluso desplazar elementos gráficos e insertar o
borrar líneas para dar un aspecto homogéneo al documento.
Previsualización e impresión
Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser
el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con
el objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.
Los
aspectos a valorar serán los siguientes :
- La representación de
forma visual de los márgenes superior e inferior de la página, pudiendo
ubicar correctamente y de forma gráfica el bloque a imprimir.
- Ajuste de forma
automática del bloque a imprimir encajándolo en la página a base de
reducir el tamaño de letra.
G.U.I.
Acrónimo inglés que significa Interfaz Gráfica de Usuario. Es una facilidad que
otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas
desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar
macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones
repetitivas.
Tendencias tecnológicas y del
mercado
Entre las
principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las
siguientes:
- Trabajo en grupo. La compartición de
información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma
tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en
oficinas con un entorno ofimático avanzado.
- Multimedia. El fenómeno
multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de
la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen
múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología
en constante evolución.
- Herramientas
multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la
creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas
existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de
trabajar en diferentes plataformas.
- Integración de
herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado
están lanzando una serie de productos llamados suites , que son
grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según
los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad
de uso.
Entre las características de una Suite
de aplicaciones se pueden destacar:
- Fácil manejo.
- Seguridad de los
datos.
- Soporte de distintas
plataformas físicas y sistemas operativos.
- Soporte de los
dispositivos requeridos.
- Manuales en la lengua
mayoritaria de los usuarios.
ANÁLISIS DE LOS
PROCESADORES DE TEXTO
¿Qué es un procesador
de textos?
El procesador de textos es la herramienta
ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es
un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de
textos.
- Conceptos y funcionalidades básicos
- Espaciado
interlineal: cantidad de espacio entre las líneas del texto del
documento.
- Numeración de líneas:
se
utiliza para numerar las líneas de un documento y para imprimir cada
número de línea.
- Tabulaciones: permiten desplazar
una línea individual de texto y alinear las columnas de texto.
- Columnas: se utilizan para
dividir el texto verticalmente en la página, los tipos de columnas más
habituales son:
- Periodísticas: hacen que el texto
fluya en forma continua de columna en columna tal como aparecen en los
diarios y periódicos.
- Paralelas: se utilizan para
escribir bloques de texto en columnas desiguales lado a lado en la misma
página como por ejemplo una lista de inventario.
- Encabezados / Pies de
página: parte de texto que se incorpora en la parte superior o inferior de
cada página o en páginas alternas de un documento.
- Justificación de
texto: alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o centra el
texto entre los márgenes.
- Negrilla y subrayado:
son
aspectos del texto que posibilitan hacerlo más oscuro, subrayar el mismo o
ambas cosas a la vez.
- Tipos de letra: diferentes tamaños,
aspectos o fonts de los textos que forman los documentos.
- "Times Roman" ,
"Helvética" y "Courier" .
- Editor de ecuaciones:
editor
que permite crear y editar fórmulas y expresiones matemáticas, científicas
y de negocios con el propósito de incluirlas en los documentos.
- Funciones de diseño
de página
- Espaciado interlineal
- Numeración de líneas
- Tabulaciones
- Columnas
periodísticas y paralelas
- Márgenes
- Numeración de páginas
- Tamaño de papel
- Tipos de letra
- Encabezados / Pies de
página
- Funciones de edición
de texto
- Negrilla y subrayado
- Tipos de letra
- Generación de índices
- Creación de tablas
- Editor de ecuaciones
- Gráficos
Búsqueda y sustitución.
Esta característica de los procesadores de texto
permite buscar una palabra en un documento y reemplazarla por otra.
Copiar y mover.
Permite copiar o mover palabras, bloques de texto o gráficos
en diferentes partes de un mismo documento, o bien de un documento a otro.
Corrector ortográfico.
Herramienta que permite corregir ortográficamente un texto a
partir de un diccionario interno y que puede enriquecerse añadiendo aquellos
vocablos que no estén contenidos en el mismo.
Diccionario de sinónimos.
Al igual que el corrector ortográfico la herramienta
de sinónimos brinda al usuario la posibilidad de conocer los sinónimos y
antónimos de una palabra y sustituirla en el texto que se esté tratando.
Fusiones.
Permite generar una cantidad masiva de cartas, recibos o comunicaciones a
partir de dos documentos, uno primario con la información repetitiva (ej: la
base de todas las cartas a generar) y otro secundario con los datos
particulares de cada una de ellas.
Gráficos / Diagramas / Tablas / Ecuaciones.
El avance tecnológico tanto del software
como del hardware hacen que la barrera entre los programas de
autoedición y los procesadores de texto sea cada vez más estrecha, así, los
procesadores de texto más modernos poseen la capacidad de generar gráficos,
diagramas, tablas y ecuaciones.
Página atrás
Permite mostrar de nuevo la página web que se haya
visualizado previamente a la actual (si es el caso).
Página adelante
Permite mostrar de nuevo la página web que se haya
visualizado posteriormente a la actual (si es el caso).
Detener
Permite detener la carga de alguna página web en el visualizador.
Actualizar
Permite volver a "cargar" la página web actual en caso de que
se haya modificado mientras se está visualizando.
Página de inicio.
Permite ir a la página de partida del área que se está
visualizando.
Buscar en el Web.
Permite abrir una página donde hay enlaces con los
buscadores más utilizados en Internet.
Direcciones favoritas.
Mantiene una lista de direcciones Internet que el usuario
haya considerado de su interés y haya introducido en la misma.
Mostrar sólo la barra de herramientas de Internet.
Permite eliminar de la
barra de herramientas del procesador de texto cualquier icono que no pertenezca
a la categoría de Internet. Asimismo, permite reponer la apariencia previa.
Últimas páginas visitadas.
Mantiene una lista actualizada de todas las últimas
direcciones de Internet "visitadas" por el usuario.
Marcas de agua":
son gráficos que aparecen difuminados en el fondo de
una página y que se suelen utilizar para incluir comentarios como "
BORRADOR", "CONFIDENCIAL"
Personalización de estilos :
algunos procesadores de textos permiten
personalizar estilos de párrafos de tal forma que todos los documentos tengan
la misma estructura y estilo sin necesidad de definirlos cada vez que se
comienza un documento.
Abreviaturas :
permiten al usuario utilizar y definir las abreviaturas de
aquellos términos que utiliza con más asiduidad, expandiéndolos una vez
concluido el documento.
Corrección ortográfica dinámica :
es una facilidad que presentan
algunos procesadores de texto para corregir ortográficamente lo que se acaba de
escribir sin necesidad de volver sobre el texto.
Corrector gramatical :
una de las más recientes innovaciones en el procesamiento
de textos es el análisis de la sintaxis de un documento escrito, optimizando la
"legibilidad" del producto final, ofreciendo ideas y consejos sobre
el contenido del mismo.
Factores relevantes
en el proceso de adquisición
Es conveniente que las soluciones ofertadas por los licitadores sean recogidas
en los cuestionarios disponibles a tal efecto:
- De empresa
- Económicos
- Técnicos particulares
- Modo de
funcionamiento (red / monousuario).
- Tamaños de los
documentos editables.
- Funciones de
administración de archivo.
- Funciones de edición
de texto.
- Funciones de diseño
de página y composición.
- Funciones de
administración de archivo.
- Funciones de tablas.
- Fusiones.
- Funciones de dibujo y
gráficos.
- Notación matemática
(Ecuaciones).
- Funciones de
autocorrección y ortografía.
- Idiomas disponibles.
- Interfaz de usuario.
- Ayudas.
- Barras de botones.
- Funciones de
impresión.
- Compatibilidad con
otros formatos.
- Orientación a
objetos.
- Funciones de trabajo
en grupo.
ANÁLISIS DE LAS HOJAS DE CALCULO
Qué es una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario
organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas
entre todos o algunos de sus elementos.
- Conceptos y funcionalidades básicos
- Dirección de celda.
Consta de una o dos
letras que identifican una columna y un número que hace referencia a una
fila.
- Rango de celdas.
Es un grupo celdas
contiguas, puede estar formado por una sola celda, una columna o un grupo
de filas y columnas.
Fórmulas.
Son
expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja.
Características y funcionalidades a considerar
Listas de macros y funciones.
Agrupamiento y consolidación de hojas.
Formateo de bloques y páginas.
Análisis de datos.
Modeladores de datos.
Gestores de escenarios.
Utilización de Bases de Datos.
Presentaciones.
Conceptos y funcionalidades básicos
Cuaderno de trabajo
Funciones
Lógicas
Tareas con gráficos
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